Política SAGRILAFT

Objetivo:

Establecer un marco integral para la prevención, detección, control y reporte del Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (LA/FT/FPADM) en las operaciones de la Compañía.

Alcance:

Esta política aplica a todas las operaciones, actividades y relaciones comerciales de la Compañía, incluyendo:

• Clientes: Personas naturales o jurídicas que adquieren bienes o servicios de la Compañía.
• Proveedores: Personas naturales o jurídicas que proveen bienes o servicios a la Compañía.
• Intermediarios: Personas naturales o jurídicas que actúan en nombre o representación de la Compañía.
• Empleados: Todos los individuos que trabajan para la Compañía, independientemente de su cargo o nivel.
• Terceros: Cualquier persona natural o jurídica que tenga una relación comercial con la Compañía.

Lineamientos:

En desarrollo de la política de Sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, LA/FT/PADM, la Compañía declara lo siguiente:

1. Acatar la normatividad vigente en materia de prevención del Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, con el propósito no sólo de contribuir a la realización de los fines del Estado y de cumplir la Ley, sino de proteger la imagen y la reputación de la Compañía.
   
   
2. Implementar la función de Oficial de Cumplimiento y asignar los recursos humanos, técnicos, financieros y operativos requeridos para el adecuado desarrollo de sus funciones.
   
   
3. La Compañía emplea mecanismos razonables de autorrevelación y verificación de información, con miras a evitar la formalización de relaciones comerciales o contractual con personas jurídicas o naturales y sus beneficiarios finales que tras una valoración objetiva de las evidencias y demás elementos de juicio disponibles, se deduzca de manera razonable que existen dudas o calificación de riesgo alto por parte del COMITÉ DE RIESGO SAGRILAFT frente al origen de los recursos, la legalidad de las operaciones o los posibles nexos de la contraparte o sus beneficiarios finales con grupos u otros actores ilegales o terroristas de carácter nacional o extranjero, no sean procedentes medidas efectivas de detección y monitoreo para el caso en particular; no obstante lo anterior. En el evento de relaciones contractuales o convencionales ya formalizadas, la Compañía adelantará las acciones progresivas que resulten procedentes conforme a la normatividad aplicable para promover de manera ágil la terminación del vínculo contractual con la contraparte sospechosa de actividad de LA/FT/FPADM, asegurando la adopción de las medidas que prevengan la interrupción de su operación y promuevan su continuidad.
   
   
4. Impulsar al interior de la Compañía una cultura de prevención y conocimiento del cliente, proveedor, colaborador, asociado a través de capacitaciones y cualquier otro medio disponible.
   
   
5. La Compañía adelantará medidas razonables para obtener un conocimiento adecuado de sus contrapartes, cuando la persona natural o jurídica no suministre suficiente información se analizará cada caso en particular el nivel de riesgo que representa la vinculación de esta contraparte tomando en consideración: 
   
   1. La posibilidad de obtener la información a través de fuentes o medios públicos disponibles. 
      
   2. El nivel de riesgo específico que representa la contraparte y la operación. 
      
   3. Recepción de las medidas de mitigación aportadas por la contraparte, tales como: declaraciones de cumplimiento y debida diligencia interna frente a sus beneficiarios finales y demás contrapartes de interés.
      
      
6. La Compañía, debe colaborar con las autoridades en proveer la información que sea solicitada en el desarrollo de procesos de investigaciones de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.
   
   
7. Para mitigar que se materialicen los riesgos de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, la Compañía debe orientar a sus colaboradores, en todos los niveles y cargos, a actuar con total acatamiento de las Políticas que tiene la Compañía.
   
   
8. La información que administra la Compañía asociada a las transacciones comerciales y los soportes de cada una de las etapas del SAGRILAFT es de carácter reservado.
   
   
9. Por consiguiente, los colaboradores deben manejarla en forma confidencial, con honestidad e integridad. En consecuencia, no se puede utilizar esa información en beneficio propio o de terceros, dentro o fuera de la Compañía.
   
   
10. Ningún colaborador puede divulgar aspectos de las operaciones reportadas como sospechosas o intentadas a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF). Únicamente el Oficial de Cumplimiento reportará la información a la UIAF sin perjuicio de los informes que debe presentar a la Dirección de la Compañía.
    
    
11. Es obligación de todos los colaboradores de la Compañía conocer y aplicar rigurosamente los criterios y normas incorporados en el documento sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva; conocer y atender las señales de alerta contempladas en el mismo.
    
    
12. Ante el conocimiento de un delito que en el desarrollo de sus funciones perciban las personas vinculadas a la Compañía, deben cumplir con el deber de reportar al oficial de cumplimiento sin perjuicio de atender el deber de denuncia penal en los casos que sean procedentes.
    
    
13. Es obligación de los empleados, informar al Oficial de Cumplimiento y éste a su vez reportar de forma inmediata y suficiente a la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF, cualquier información relevante sobre manejo de recursos cuya cuantía o características no guarden relación con la actividad económica de sus clientes y proveedores o que por su número, por las cantidades transadas o por las características particulares de las mismas, puedan conducir razonablemente a sospechar que los mismos están usando a la Compañía para manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación.
    
    
14. Para la prevención y control del Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva es indispensable que los mecanismos e instrumentos establecidos internamente sean cumplidos por parte de los empleados que intervienen en la autorización, ejecución y revisión de las operaciones, negocios o contratos. Es obligación de cada empleado asistir a las capacitaciones que se den sobre la materia.
    
    
15. Es imperativo anteponer la observancia de los principios éticos al logro de las metas comerciales, considerando que es primordial generar una cultura orientada a aplicar las normas establecidas para la prevención y detección del lavado de activos, financiación del terrorismo y financiación de proliferación de armas de destrucción masiva.
    
    
16. La Junta Directiva, el Representante Legal, el Oficial de Cumplimiento y demás empleados de la Compañía deben responder por las obligaciones y responsabilidades que les sean aplicables en lo referente a la aplicación del Sistema de autocontrol y gestión del riesgo LA/FT/FPADM.
    
    
17. Todos los colaboradores se encuentran en la obligación de cumplir los lineamientos definidos en el presente programa de SAGRILAFT. Cualquier infracción al mismo, será considerada como una falta gravísima, de acuerdo con lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo.
    
    
18. La vinculación comercial, contractual o convencional con una contraparte clasificada como PEP deberá ser aprobada por el representante legal de la Compañía, quien deberá tomar en consideración los siguientes criterios a partir de la información obtenida en el marco de las actividades de debida diligencia: 
    
    1. Ausencia de conflictos de interés entre sus funciones o responsabilidades como PEP y la actividad que motiva el vínculo contractual con la Compañía, 
       
    2. Razonabilidad y coherencia entre las finalidades, montos, frecuencias y demás características de la operación o vínculo contractual frente a las condiciones del cargo o funciones que ostenta el PEP.